Cum se face un inventar al cazurilor - articole despre arhive, gestionarea documentelor, păstrarea evidenței - Portal

Se prepară un inventar al fișierelor, documentelor - procedura este dificilă și are o mulțime de probleme secretari și profesioniști preșcolari care sunt responsabile pentru transmiterea documentelor în arhivă. Care sunt principiile generale și regulile de preparare a stocurilor, spune Ph.D. Conferențiar universitar, șef al Departamentului de Arhivistic IAI RSUH EM Burov.

Termenul „inventar al cazurilor“ este folosit cel mai adesea ca un termen generic. În practică, există trei tipuri de stocuri: un inventar intern, un inventar al unității structurale (acceptare), o descriere sumară este disponibil în afaceri fondului.

inventar intern întocmit pe o foaie separată în forma prescrisă, care conține informații cu privire la numerele de serie ale documentelor de caz și indexurile acestora, datele, titlurile și numărul de foi de caz. Pentru inventar intern întocmit intrarea finală, care specifică suma în litere și cifre sunt incluse în documente și numărul de pagini de inventar intern sale.

Stocurile unităților structurale (acceptare) și rezumatul inventarului construit printr-o singură metodă. Acestea sunt întocmite separat pentru următoarele grupe de cazuri:

• stocare permanentă;
• depozitare temporară (de exemplu, în vârstă de 5 ani și peste 10 ani și peste, mai mult de 10 de ani (la latitudinea organizației, dar cel mai adesea în documentele din perioada de depozitare de mai mult de 10 ani);
• cu personalul.

Ca un exemplu, ia în considerare modul de întocmire a unui inventar al cazurilor de stocare permanentă.

Inventarul constă din inventarul real, și anume Listă de cazuri (articole descriptive), înregistrarea finală foaie-martor și de a găsi ajutoare pentru inventar. Ca o regulă, inventarul întocmit chiar și în organizații. Dar, de asemenea, în arhivele inventarului întocmit la îmbunătățirea sistemului științific și a sistemului de referință, procesarea documentelor descrise nesatisfăcătoare.

Lucrările la întocmirea unui inventar este alcătuit din următoarele etape:

• descrierea cazurilor;
• organizarea de documente și fișiere în fondul de arhivă (dezvoltarea fondului unui sistem de clasificare a afacerilor și de a organiza cazuri de fonduri);
• lăsând inventarul real al documentelor;
• compilație de regăsire și procesarea de inventar.

În funcție de volumul și caracterul complet al Facilității de achiziție (sau orice alt set de documente) una sau mai multe stocuri pot fi formulate. inventar separat, independent poate fi redactat:

• Tot caz fond, în cazul în care instituția a încetat să mai existe;
• caz, toți anii de o parte structurală, în cazul în care a încetat să mai existe;
• de afaceri timp de un an sau mai mulți ani de funcționare, proprietarii originale ale instituției, precum și unul sau mai funcțional, obiect-tematice (materiale de personal, de documentare științifică, tehnică, foto, documente de creație, etc.) și alte părți.

Notă, numărul de cazuri incluse într-o listă, nu trebuie să depășească cel mai mare număr de patru cifre (adică, 9999).

Organizațiile existente adesea inventar cu privire la cazul depozitării permanente sunt realizate în două versiuni.

Prima opțiune presupune întocmirea unui inventar al fiecărei părți structurale. Inventarul se face la documentele din partea structurală într-un anumit an, numerotarea cazurilor - pe cont propriu.

compilatoare de inventar sunt certificate și semnate de către șefii de departamente. În biroul în care sunt transferate inventar, acestea sunt combinate într-o singură secțiune a inventarului anual consolidat al întregii instituții.

A doua opțiune presupune că fiecare bloc de instituții formează un inventar separat de fișiere și documente de-a lungul anilor lor. Afaceri brut total de numerotare este dată pentru toți anii din partea structurală.

cazuri Pozițiile sunt înscrise în inventar, în conformitate cu schema de sistematizare. Fiecare caz este atribuit un număr de serie, inventarul se completează în strictă conformitate cu informațiile care sunt aduse la capacul de caz.

Inventarul de fișiere și documente de depozitare permanente se efectuează în patru exemplare. Pentru aprobarea de către EPA în instituțiile de arhivă reprezentat doar două exemplare ale listei de către organizații de stat sau municipale.

După cum sa menționat deja, sistemul de inventariere reflectă organizarea documentelor fondului și stabilește ordonarea afacerilor în fond prin acordarea de caz numărul de serie. Inventarul a subliniat secțiuni, subsecțiuni, diviziuni mai mici, în conformitate cu schema de clasificare de afaceri fond.

De fapt, lista de documente (porțiunea principală de date) este format din articole descriptive, care sunt o combinație de informații despre fiecare unitate de stocare, și este format din următoarele elemente:

• numărul de serie;
• indicele de redactare (numărul caz sub nomenclatorul cazuri);
• antet de afaceri și, în unele cazuri, documentul de sinteză;
• Perioada în (ziua, luna, anul);
• numărul de foi în cazul;
• note.

Fiecare dintre elementele de articol, îndeplinește o funcție specifică, are propriul său grafic în fișa de inventar.

Coloana 1 - „numărul de ordine“ - reflectă o funcție de inventar, stabilește ordinea de aranjare a afacerilor în fond. Alocate în ordinea de numerotare numărul brut al ultimului articol indică numărul de articole incluse în inventar. Dacă modificați la compoziția cantitativă a inventarului cazurilor o intrare corespunzătoare la sfârșitul inventarului (în „totalurile“).

Coloana 2 - „numărul clerical“ - un „acasă“ pentru numărul de afaceri atribuit documente (indicele de activitate al nomenclaturii afacerilor). Acesta poate servi ca un instrument suplimentar în căutarea pentru arhiva.

Pozițiile de cazuri se află în inventar efectiv, în conformitate cu sistemul de clasificare a afacerilor în fondul de arhivă. De exemplu, organizația selectată pentru clasificarea afacerilor în arhivă diagrama de fond cronologic-bloc, în conformitate cu care, și va fi făcută la articolul descriptiv (primele titluri pentru afaceri) în inventar. Cronologic - diagrama bloc este cea mai comună, și este locația primelor cazuri de-a lungul anilor, și în fiecare an - unitățile structurale.

În cazul în care două din titlu omogen merge unul câte unul, dar ele se disting prin numărul de volum, piesa, sau alte informații în locul celui de al doilea antetul pe care scrie „Same“ care indică volumul sau o parte. În prezent, când un inventar întocmit de calculator, titlul se repetă în întregime, iar cuvântul „aceeași“ nu este scris.