Descriere afaceri
Inventarul afacerilor - un director de arhivă, care este o listă sistematică afaceri antet, destinat să dezvăluie compoziția și conținutul cazurilor, stabilirea clasificarea lor în cadrul fondului și luarea în considerare a acestora. Inventarul întocmit separat privind cazul termenului de valabilitate permanentă și fapte asupra personalului. Atunci când un număr mare de documente privind personalul afacerilor inventare posibilă elaborarea pentru fiecare tip de document, de exemplu, ordinele de inventar privind personalul, sub formă de inventar carduri № T-2, inventar afacerile personale.
Pentru a determina compoziția optimă a stocurilor trebuie să fie consultate în arhiva corespunzătoare ca descrierea instrumentelor ar trebui să ia în considerare sistemul existent de sistem de arhivare științifice și de referință. În cazul în care documentele de organizare descrise anterior ar trebui să continue inventarul actual și numerotarea afacerilor în ele.
In majoritatea cazurilor, anteturi sunt localizate pe inventar cronologic - funcțional sau cronologic - caracteristici nominale, adică documentele originale sunt situate pe anul creației lor, și apoi - în următoarea ordine:
- comenzi (ordine) cu privire la personal;
- Listele de personal;
- contracte de muncă (contracte), nu sunt incluse în dosarele personale;
- sub formă de carduri №-T 2;
- afaceri personale;
- conturile personale ale lucrătorilor și angajaților;
- dosarele de angajare nerevendicate;
- acte de accidente.
La intrarea în lista de cazuri într-un rând cu același titlu, este antetul pe deplin specificat de primul caz, iar restul poate fi indicată prin cuvintele „la fel.“ La migrarea la o nouă pagină antet repetă lucruri complet. În cazul în care cazul este compus din mai multe volume, fiecare este înscris în registru sub un număr separat.
Data și numărul de pagini transferate la inventar pentru a acoperi cazurile.
Intrarea finală în inventar este obligatorie.
O atenție deosebită trebuie acordată înregistrarea corectă a aprobării vulturi și acord.
După întocmirea unui inventar semnat de către emitent, parafat de către conducătorii direcțiilor structurale ale documentelor care sunt incluse în lista, convenită în modul prevăzut cu comisia de specialitate a organizației sau în cazul în care este înregistrată organizația cu instituțiile de stat (municipale) de arhivă, din corpul de experți și al Comisiei de inspecție de conducere de afaceri de arhivă în teritoriu dat și aprobat de către șeful organizației.
În fiecare unitate structurală (personalul de service, contabilitate) este trimis o copie maestru al inventarului fișierului transferat cazuri. Arhiva organizației ar trebui să rămână cel puțin două copii ale listei - un muncitor, celălalt - siguranța. Trebuie avut în vedere faptul că, în organizarea dosarului transferat afacerile private și carduri în numărul formularului T-2 numai lucrătorii concediați, întreprinderile de angajați care lucrează sunt stocate în cadru, care este singurul responsabil pentru conservarea și livrarea informațiilor solicitate lor.
Deoarece a doua pagină este reprodusă la fiecare inventar ulterioară a condus cu referință grafic numeric. Textul este imprimat pe o parte a foii. Nu este permis înregistrarea și aprobarea vulturi acord pe foi separate de text. Ar trebui să fie transferate fie la următoarea coală de ultimul antet document sau gâturi poziționat pe partea verso a foii. Nu permite transferul titlului de la o pagină la alta, de exemplu, antetul trebuie să fie plasate pe o singură pagină.
Inventarul cazurilor sunt împărțite în 2 tipuri:
-un inventar al cazurilor de stocare permanentă,
-inventarul cazurilor de stocare temporară (în caz de depozitare temporară sunt lucruri care sunt mai mult de 10 ani de valabilitate).
Inventarul cazurilor de stocare permanentă - un director de arhivă, care este o listă sistematică de cazuri antete. Scopul său principal este de a dezvălui compoziția și conținutul cazurilor, precum și integrarea și sistematizarea acestora.
În fiecare unitate structurală a inventarului întocmit de angajați documentul Departamentului de Afaceri. Responsabilitatea pentru executarea lor la timp și de calitate sunt șefi de departamente.
Inventarul este documentele de înregistrare necesare, precum și oferă o oportunitate de căutare operativă a informațiilor către un număr mare de documente.
Inventarul cazurilor de stocare permanentă este la rată fixă și include o serie de elemente obligatorii. Combinarea lor în descrierea fiecărui caz se numește „articol descriptiv.“
- din acest caz numărul de inventar,
- poziția cazul, care trebuie să fie identic cu titlul pe coperta cazului,
- numărul de foi, în cazul,
- Comentarii (dacă este cazul).
În conformitate cu reglementările, un inventar al cazurilor de stocare permanentă în fiecare an, în timp, să fie transmise fie în arhiva companiei, sau la Arhivele Statului.
Dacă este necesar, transferul de inventar la arhivele de stat, aceasta se face în patru exemplare. Pentru un transfer către Arhivele Statului este necesară aprobarea șefului organizației și inventarul comisiei de arhivă specială.
Inventarul cazurilor de stocare permanentă mai ușor de a lucra cu cantități mari de documente de arhivă și de reglementare este necesară fix, proces.
Inventarul cazuri de stocare temporară - documentul contabil care conține lista documentelor de afaceri, cu o perioadă de timp de depozitare, indicând indicele, documentele de nume, etc. se face în forma stabilită reguli de bază ale activității instituțiilor de arhive ..
Acesta include:
- nume
- Fundația cameră
- număr de serie
- indicele de afaceri (dacă există cazuri de nomenclatură)
- antet de afaceri
- Data de cazuri extreme
- Perioada de valabilitate
- numărul de foi în
- Observații (dacă există)
Lista documentelor se poate face în ordine cronologică sau principiu structural, care de obicei se combină într-un singur inventar: în fiecare caz grupa cronologică sunt alocate în conformitate cu unitatea structurală.