Inventarul cazurilor de stocare permanentă, păstrarea evidenței

Inventarul cazurilor de stocare permanentă în arhivă se face pe baza acceptării diviziunilor stocurilor. care documentele sunt transferate în arhiva. De fapt, inventarul adoptat în prepararea subdivizat pe termen de valabilitate: permanente, temporare (> 10 ani), inclusiv personalul și cazul specific tipic unei singure organizații (în cazul în care există, de exemplu, afacerile fiscale ale întreprinzătorilor individuali, rapoarte științifice și etc). Aici vor fi luate în considerare procedura de elaborare a inventarului cazurilor de stocare permanentă (model de design este la sfârșitul anului).

Scopul principal al stocurilor - luând în considerare operaționale și de căutare fișierele arhivă. Lista Arhivistic - este director în mod inerent listare pentru un anumit sistem, inclus în unitățile sale de stocare (cazuri). La finalul procesului de prelucrare a cazurilor științifice și tehnice (adică după ordonarea și depunerea documentelor în copertă) în forma prescrisă constituie un inventar de stocare persistent (articolul eșantion corespunde formă de acte normative reglementate).

Reguli de întocmirea unui inventar al cazurilor de stocare permanentă

Ei includ în modul de antete brute documentelor de numerotare cu o perioadă constantă de depozitare, și pot intra, de asemenea, o parte din cazurile marcate „EPA“. Pentru munca aveți nevoie de nomenclatura de organizare și liste de timpul de stocare afacerilor. pentru a evalua caracterul complet al selecției cazurilor și pentru a clarifica momentul depozitării lor.

Numerotarea cazurilor in inventar a continuat timp de mai mulți ani. În viitor, acesta poate fi deja emisă secțiunea anuală de inventar include suplimentar un caz (mai târziu a descoperit), iar numerele literale utilizarea (în acest exemplu - 253a).

Completați inventarul graficelor pe baza informațiilor pe coperta afacerilor. Fiecare afacere ar trebui să aibă o cameră separată. Dacă aveți de fapt mai multe volume, fiecare volum ai nevoie pentru a face un nou număr.

de obicei, nu se repetă același titlu în inventarul de cazuri. Inițial titlu pentru a fi reproduse în varianta deplină (și, de asemenea, în partea de sus a fiecărei foii) în cazul rescriere să fie înlocuit cu „Same“ (a se vedea exemplul. - Comenzi).

Dacă este necesar, face un tabel de cuprins (în cazul în care un număr mare de unități), o listă de abrevieri (dacă este utilizat în afara condițiilor de cuvinte comune).

Organizațiile să transmită documentele la stocare de stat sau local, este necesară pentru a prepara 4 copii ale listei de cazuri de stocare permanentă. Pentru alții - din motive practice (poate fi suficient de 1-2 exemplare).

inventar nefinisat (de exemplu, de așteptat să-l conducă în viitor) nu este suturate, acesta este stocat într-un dosar cu siruri de caractere (importante pentru organizațiile de surse de achiziție arhive de stat).

Aprobarea inventarului anual al cazurilor de stocare permanentă

• semnează compilator de inventar și de responsabil de arhivă;
• având în vedere comisia de experți (CE) a organizației (a se vedea eșantion din protocolul reuniunii comisiei de experți.);
• numai la sursele instituționale de achiziție a arhivelor de stat (municipale): prezenta spre examinare la dosarul corespunzător (APE);
• susține șeful organizației.

După aprobarea inventarului anual al afacerilor secțiune modificări posibilă numai după adoptarea acestei soluții (EIC se aplică organizațiilor care transmit ulterior documentele la stocare de stat (municipale)).

inventar eșantion de cazuri de stocare permanentă

public Corporation
„Coriandru“
( „Coriandru“ SRL)

Inventarul № 1
cazuri de stocare permanentă